1. Algemeen

NAVOK Ladies Nazareth vzw (hierna vernoemd als NAVOK VZW) hecht veel belang aan de eerbiediging van uw persoonlijke levenssfeer en de bescherming van uw persoonsgegevens. NAVOK VZW verwerkt uw persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving en in het bijzonder in overeenstemming met
de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 met inwerkingtreding op 25 mei 2018.
In deze privacyverklaring willen we helder en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval :

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging an uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen; tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, het hierom willen attent maken en deze willen respecteren

Als NAVOK VZW, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien U na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens :

Metanous NAVOK Ladies Nazareth vzw Oudenaardseheerweg 214A 9810 Nazareth
Mail : secretaris@navokladies.be

 

2. Waarom verwerken we persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door NAVOK VZW vzw verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Om te kunnen deelnemen aan de trainingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van NAVOK VZW (uitvoering overeenkomst)

PRIVACYVERKLARING

• Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring en financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
• Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
• Vrijwilligerswerk in het kader van evenementen of het faciliteren van de werking van NAVOK VZW (gerechtvaardigd belang)
• Om te voldoen aan de wettelijke en contractuele boekhoudkundige verplichtingen (klanten - en leveranciersboekhouding)
• In het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations o.a. persoonsgegevens van netwerkcontacten, contacten van deskundigen, prospecten, nuttige contacten binnen de sportsector, enz. (gerechtvaardigd belang)

 

3. Welke gegevens verwerken we ?

Op basis van hierboven vermelde doeleinden kunnen volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid (ID nummer, ondernemingsnummer, …)
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit
• Gezondheidsgegevens die van vitaal belang zijn (vb. kwetsuren die je opliep, medische aandoening waarvan de trainer moet op de hoogte zijn, ….)
• Beeldmateriaal genomen tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen georganiseerd door of met de medewerking van NAVOK VZW

 

4. Wie verwerkt de gegevens ?

• Bestuursleden van de vereniging

 

5. Verstrekking aan derden ?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 2 Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor :

• Het verzorgen van de internet omgeving en IT infrastructuur (webhosting)
• VOV (Volley Oost Vlaanderen)
• Volley Vlaanderen
• Verzekering (Ethias) : Verwerking ongevallen
• Lokale overheid : bekomen van subsidies

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Wij verstrekken geen persoonsgegeven aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

 

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij NAVOK VZW geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan NAVOK VZW om bovenvermelde
gegevens te verwerken.

 

7. Bewaartermijn

NAVOK VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. NAVOK VZW verbindt
zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na de beëindiging van het lidmaatschap . Na 5 jaar worden relevante bestanden & beeldmateriaal (waarvan wordt
geacht dat zij een weerspiegeling weergeven van de clubwerking doorheen haar geschiedenis) naar het archief verplaatst.

 

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking :

• Alle personen die namens NAVOK VZW van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor al onze systemen
• Wij maken back-ups van je persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

 

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld mailadres kun je ons hiervoor contacteren.
Indien U van oordeel bent dat de over U verwerkte persoonsgegevens niet volledig of niet ter zake dienend zijn met het oog op het doel van de verwerking, dan kan U deze
persoonsgegevens laten verwijderen uit ons gegevensbestand. Het volstaat daartoe dat U ons per e-mail (secretaris@navokladies.be) contacteert.
NAVOK VZW kan de gegevensverwijdering of beperking ervan weigeren indien de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een contractuele of wettelijke
verplichting en dit zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Voor sportende leden is het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen niet mogelijk.
Op uw uitdrukkelijke vraag kan dit gebeuren na het beëindigen van het seizoen. (uiterlijke datum 31/12 volgend op het beëindigde seizoen)
Ook heeft u het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren
voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

10. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen we u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen
bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: GBA - Drukpersstraat 35 – 1000 BRUSSEL https://www. gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

11. Wijziging privacyverklaring

NAVOK VZW kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 05/06/2022
Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.